Ces mesures, bienvenues dans le contexte actuel, offrent une alternative pratique et sécurisée aux règles statutaires organisant le fonctionnement de ces structures. Nous vous donnons nos recommandations pratiques dans l’article ci-dessous.
Compte tenu des restrictions actuelles, la tenue des réunions de Bureau, Conseil d’administration et Assemblée générale de vos structures est perturbée, alors que vous avez à prendre des mesures opérationnelles parfois urgentes, ou à tenir les rendez-vous annuels (validation des budgets, approbation des comptes, …). Parmi les 26 ordonnances publiées ce matin en application de la loi d’urgence pour faire face à l’épidémie de Covid-19, deux concernent le fonctionnement des associations, fondations et fonds de dotation :
L’ordonnance n° 2020-318 du 25 mars 2020 portant adaptation des règles relatives à l’établissement, l’arrêté, l’audit, la revue, l’approbation et la publication des comptes des personnes morales de droit privé (1.) ;
L’ordonnance n° 2020-321 du 25 mars 2020 portant adaptation des règles de réunion et de délibération des assemblées et organes dirigeants des personnes morales de droit privé (2.).
Nous vous précisons que ces ordonnances sont applicables à toutes les personnes morales de droit privé : associations, fondations, fonds de dotation, mais aussi GIE, GCS et GCSMS de droit privé, sociétés commerciales ou civiles, etc. (moyennant leurs spécificités, nous n’entrons pas dans le détail ici).
1. Approbation et publication des comptes annuels
L’ordonnance n° 2020-318 prévoit une prorogation de trois mois du délai pour faire approuver les comptes annuels.
Autrement-dit, les structures qui clôturent leur exercice au 31 décembre, et qui auraient dû en principe faire approuver leurs comptes 2019 par leur Assemblée générale au plus tard le 30 juin 2020 (soit 6 mois à compter de la clôture), auront cette année jusqu’au 30 septembre 2020 pour organiser cette Assemblée.
Attention toutefois, cette prorogation ne s’applique pas dans le cas où votre commissaire aux comptes aurait émis son rapport sur les comptes avant le 12 mars 2020.
Cette même ordonnance prévoit également une prorogation de trois mois du délai pour transmettre le compte rendu financier qui atteste du bon emploi d’une subvention lorsque celle-ci a été affectée à une dépense déterminée (art. 10 de la loi n° 2000-321 du 12 avril 2000 relative aux droits des citoyens dans leurs relations avec les administrations).
2. Modalités de réunion et de délibération des assemblées et organes dirigeants
L’ordonnance n° 2020-321 généralise la communication par voie électronique des documents aux membres de l’Assemblée générale. Si la structure est tenue, de par ses statuts, de communiquer un document ou une information aux membres avant l’Assemblée générale, elle pourra le faire par message électronique, et ce même si ses statuts ne le prévoient pas ou l’interdisent.
Simplement, le membre qui fait la demande doit indiquer à quelle adresse électronique le document ou l’information doit lui être envoyé.
Cette ordonnance adapte ensuite les modalités de participation aux réunions et de délibération de l’Assemblée générale et des organes de direction et de surveillance (Conseil d’administration, Bureau, …) :
Réunions de l’Assemblée générale :
Pour ce qui est des modalités de convocation, les membres, et toutes les personnes ayant le droit d’y assister, peuvent être convoqués à l’Assemblée par tout moyen. Ils doivent être informés de la date et de l’heure, ainsi que des conditions dans lesquelles ils pourront exercer l’ensemble de leurs droits (participation aux débats, vote, etc.). Pour des questions de preuve et de traçabilité, nous vous recommandons de privilégier la convocation par mail en activant l’accusé de réception et l’accusé de lecture.
S’agissant de la tenue des réunions, il est possible durant cette période d’avoir recours aux moyens de communication à distance (conférence téléphonique ou audiovisuelle), et ce même si les statuts ne le prévoient pas, ou l’interdisent expressément.
Sont réputés présents pour le calcul du quorum et de la majorité les membres de l’Assemblée qui participent à la conférence téléphonique ou audiovisuelle.
L’ordonnance ne donne pas d’indication sur les exigences techniques à remplir. Elle précise toutefois que :
la conférence devra permettre l’identification des membres,
les moyens techniques doivent transmettre au moins la voix des participants et permettre la retransmission continue et simultanée des délibérations.
En pratique, plusieurs outils permettent l’organisation de réunions à distance gratuitement, en conférence téléphonique (OVH), ou en visioconférence (Skype, Zoom, Jitsi). Nous vous recommandons de recourir plutôt à un outil de visioconférence (même si certains membres n’ont pas de webcam et ne se connectent qu’avec le son), car cela facilite l’identification des membres connectés (la tenue d’une feuille de présence reste impérative), ainsi que les arrivées et les départs en cours de séance.
Nous vous précisons que le vote, lors d’une visioconférence, ne pourra avoir lieu qu’à main levée. Si un membre venait à demander un vote à bulletin secret (sous réserve que les statuts le permettent), le vote devrait être reporté à la prochaine réunion physique de l’Assemblée (sauf à mettre en place un dispositif de vote électronique remplissant les conditions de traçabilité et de confidentialité nécessaires).
Par ailleurs, s’agissant du recours à la consultation écrite pour l’Assemblée générale, celui-ci ne peut être mis en œuvre que si vos statuts le prévoient, dans la mesure où il n’est pas prévu par l’ordonnance. NB : en revanche, la consultation écrite est possible en CA et en Bureau, cf. ci-dessous.
Enfin, si l’organisation d’une Assemblée à distance vous apparaît trop complexe à mettre en place, compte tenu du nombre de membres, de la communication et des contraintes techniques, vous pouvez tout à fait décider de reporter cette réunion à la rentrée de septembre. En effet, en principe, la seule raison pour laquelle l’Assemblée générale ordinaire a l’obligation de se tenir en juin est l’approbation des comptes annuels, qui peut désormais être reportée jusqu’en septembre (cf. 1. ci-dessus).
Il conviendra toutefois d’être vigilant, si cette Assemblée générale a également pour objet de renouveler des mandats d’administrateurs, et de vérifier que vos statuts permettent la continuité de leur mandat jusqu’à la nouvelle date fixée pour l’Assemblée.
Réunions de Conseil d’administration et de Bureau :
Comme pour les réunions d’Assemblée générale, l’ordonnance vient généraliser, dans les mêmes conditions, le recours aux moyens de communication à distance (conférence téléphonique ou audiovisuelle), cf. ci-dessus pour nos explications.
Elle permet également, pour les réunions des organes de direction, de recourir à la consultation écrite, même en l’absence de disposition statutaire. Il suffit que la collégialité de la délibération soit assurée, c’est-à-dire que les administrateurs aient pu échanger entre eux avant de procéder au vote des résolutions.
Pour ce faire, nous vous recommandons de procéder en plusieurs étapes comme suit :
1ère étape : Communication des documents par mail (documents préparatoires, résolutions et formulaire de vote…) et information sur la procédure et les échéances pour contribuer puis pour voter ;
2e étape : Contribution des administrateurs par mail (en s’assurant que tous les membres soient bien destinataires des échanges) ;
3e étape (optionnelle) : Débats et discussion par conférence téléphonique ou visioconférence ;
4e étape : Vote transmis par mail.
Sur la période concernée : cette ordonnance est pour le moment applicable aux assemblées et aux réunions des organes d’administration, de surveillance et de direction tenues à compter du 12 mars 2020 et jusqu’au 31 juillet 2020. Ce délai pourrait être prolongé ultérieurement par décret, au plus tard jusqu’au 30 novembre 2020.
Un décret précisant les conditions d’application de cette ordonnance est annoncé.
Retrouvez notre article sur les mesures prises dans le contexte d’urgence sanitaire, publié le 30 mars 2020 sur le site Village de la Justice : https://www.village-justice.com/articles/covid-associations-fondations-simplification-des-regles-pour-les-reunions-des,34365.html